Goed nieuws voor bedrijfsleiders of werknemers met een vaste thuiswerkplek: vanaf 1 september 2026 stijgt de maximale forfaitaire kantoorvergoeding van 160,99 EUR naar 164,21 EUR per maand. Dat is een verhoging van 3,22 EUR per maand. Werkgevers kunnen deze vergoeding netto toekennen aan werknemers die structureel van thuis uit werken. Ook voor bedrijfsleiders is dit van toepassing.
“Forfaitair” betekent dat het om een vast bedrag gaat. De vergoeding is bedoeld om bepaalde kosten van thuiswerk te dekken, zonder dat het bedrag elke maand wordt aangepast aan het exacte verbruik. De werkgever kan de vergoeding toekennen, maar het is geen automatische betaling voor iedereen die af en toe thuis een mail beantwoordt. Maak je als bedrijfsleider gebruik van je bureau thuis en is er geen huurcontract, omdat je bijvoorbeeld een huis huurt, dan kan je hier ook gebruik van maken.
Welke kosten dekt de kantoorvergoeding?
Wie regelmatig thuiswerkt, gebruikt daarvoor een deel van de eigen woning en vaak ook eigen materiaal. De forfaitaire kantoorvergoeding dient als tussenkomst in die extra kosten. Het gaat onder meer om uitgaven voor de thuiswerkruimte en het materiaal dat nodig is om de normale werkzaamheden uit te voeren.
De vergoeding kan onder meer betrekking hebben op:
- het gebruik van een kantoorruimte thuis;
- kantoorbenodigdheden die nodig zijn tijdens het thuiswerken;
- printer- en computermateriaal dat voor het werk wordt gebruikt.
Het bedrag van 164,21 EUR per maand is het maximumbedrag dat vanaf 1 september 2026 voor deze forfaitaire kantoorvergoeding geldt. Het is dus een plafond, geen bedrag dat iedere werkgever verplicht moet betalen.
Wanneer is thuiswerk structureel?
De RSZ en de fiscus aanvaarden de forfaitaire kantoorvergoeding alleen bij structureel en regelmatig thuiswerk. Daarvan is sprake wanneer een werknemer of bedrijfsleider het equivalent van één werkdag per week van thuis uit werkt. Een losse thuiswerkdag tijdens een staking of een occasioneel uurtje aan de keukentafel volstaat dus niet.
Thuiswerk betekent in dit kader dat de werknemer of bedrijfsleider de normale werkzaamheden niet op de gebruikelijke werkvloer uitvoert, maar in private lokalen. In gewone mensentaal: thuis of in een privéruimte die daarvoor wordt gebruikt. Het werk moet bovendien plaatsvinden tijdens normale werkdagen.
Een eenvoudig voorbeeld: een werknemer werkt elke woensdag thuis en voert daar dezelfde taken uit als op kantoor. Die werknemer haalt in principe het equivalent van één werkdag per week. De werkgever kan dan een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen, op voorwaarde dat ook aan de overige voorwaarden wordt voldaan.
Waarom kan de vergoeding netto worden betaald?
Wanneer alle voorwaarden gerespecteerd zijn, is de kantoorvergoeding vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Socialezekerheidsbijdragen zijn de bijdragen waarmee onder meer de sociale bescherming wordt gefinancierd. Bedrijfsvoorheffing is het voorschot op de personenbelasting dat normaal via het loon wordt ingehouden.
Die vrijstelling betekent dat de vergoeding netto bij de werknemer of bedrijfsleider terecht komt. Tegelijk wordt ze niet behandeld zoals gewoon loon. Dat fiscale en sociale voordeel geldt wel alleen wanneer de thuiswerksituatie en de vergoeding aan de voorwaarden van de RSZ en de fiscus beantwoorden.
Wat moet je als werkgever onthouden?
- Het nieuwe maximumbedrag geldt vanaf 1 september 2026.
- De vergoeding stijgt van 160,99 EUR naar 164,21 EUR per maand.
- De werknemer moet structureel het equivalent van één werkdag per week thuiswerken.
- Het moet gaan om normale werkzaamheden tijdens normale werkdagen in private lokalen.
Voor creatieve ondernemingen met een hybride team kan deze vergoeding een praktische manier zijn om thuiswerkkosten te vergoeden. Denk aan een designer, marketeer of administratief medewerker die elke week een vaste dag thuiswerkt en daar een eigen werkplek en materiaal gebruikt. 🏠
Kort samengevat
Vanaf 1 september 2026 bedraagt de maximale forfaitaire kantoorvergoeding 164,21 EUR per maand. Ze kan netto worden toegekend aan werknemers die structureel thuiswerken, op voorwaarde dat alle sociale en fiscale voorwaarden vervuld zijn. De kernvoorwaarde is duidelijk: het equivalent van één thuiswerkdag per week tijdens normale werkdagen. Zo blijft thuiswerken flexibel, zonder dat de printerinkt volledig voor rekening van de werknemer is. 😉
